Como viene siendo habitual, reproduzco aquí el artículo publicado inicialmente en agencia de aprendizaje el dia 18/04/2016:
Jesus Martinez Marin en su blog Trabajo Colaborativo , y concretamente en DEBERES URGENTES: FORMACIÓN INICIAL Y ‘FORMACIÓN PARA EL RELEVO’ nos recuerda y justifica citando a otros autores, la necesidad de sumar a la formación continua la formación inicial y la formación para el relevo en las organizaciones de la administración pública. Si bien los ritmos no son necesariamente los mismos, la necesidad si es aplicable a la empresa privada y con diferentes características según tamaños.
Precisamente en estos dias Agencia de Aprendizaje ha participado en la formación inicial de treinta profesionales que se incorporaban a su puesto de trabajo en una empresa pública y tanto yo como Toni Roig hemos comentado el tema en dos artículos muy recientes: Preparar las incorporaciones y Acompañantes mentores tutores y formadores internos para las nuevas incorporaciones. También hago referencia al mismo en Crecemos.
La formación inicial, es aquella que se hace al llegar a un nuevo puesto de trabajo y te debe proporcionar mucho más que las herramientas adecuadas para cumplir con tus funciones:
Algunas de ellas:
- Misión, visión y valores. Responsabilidad social corporativa.
- Objetivos estratégicos. Servicios y productos. Objetivos del período.
- Organización interna.
- Procedimientos generales en relación a las relaciones laborales, prevención de riesgos, conciliación familiar, igualdad.
- Cultura de empresa.
- …
En un segundo bloque se incluirá:
- las funciones propias del puesto de trabajo,
- procesos en los que se está implicado,
- procedimientos que le atañen,
- relaciones funcionales y jerárquicas con otros miembros de la organización,
- funcionamiento de máquinas y vehículos a su cargo,
- relaciones con clientes, usuarios, proveedores y otras partes interesadas,
- …
Esta formación es muy importante que nazca de la propia organización y que en su diseño y ejecución participen algunas de las personas con las que la incorporada tendrá relación funcional.
Así mismo, y tal como se hace mención el el artículo reseñado al principio, laformación de relevo tiene una importancia clave en la continuidad de la organización. La formación de relevo o para el relevo es aquella que se realiza para evitar la pérdida de conocimiento tanto por jubilación, desvinculación, promoción interna o cambios organizativos. Un puesto de trabajo o un paquete de funciones que eran responsabilidad de una persona, van a pasar a serlo de otra de forma inmediata, a corto o a medio o largo plazo. Tiene que ver con la rotación, movilidad interna, el crecimiento de la organización o el envejecimiento de la plantilla. La ventaja es que en la mayoría de casos es planificable a largo y medio plazo. Pero normalmente lo dejamos para el último momento y perdemos una inversión considerable en conocimiento y por supuesto en tiempo, eficacia, eficiencia, calidad …
Los conocimientos críticos, como sabemos, están en las cabezas de unos cuantos individuos clave y estos son a menudo las personas más veteranas. (Jesus Martinez)
La gestión del conocimiento en la organización, está íntimamente ligada a esta formación. De hecho, si no existe una mínima gestión del conocimiento previa a ella esta no se puede llevar a cabo.
De la mano de Jesus Martinez citamos a Javier Martinez Aldanondo para plantearnos una serie de preguntas:
1. ¿Hay conocimiento operativo que se utiliza pero que se pierde por causa de jubilación fuga de talento, alta rotación?
2. ¿Se tarda mucho en recuperar el nivel de rendimiento después de la desaparición de este conocimiento?
3. ¿Se comparte con dificultad porque hay escasa colaboración entre equipos y personas?
4. ¿Se reutiliza poco y no se registra ni se sistematiza ni se organiza?
5. ¿Se infrautiliza?
6. ¿Se aplican mecanismos para crear y compartir conocimiento?
Y para trazarnos un plan:
A continuación, presentamos un proceso básico de retención y transferencia de conocimiento que Martinez Aldanondo propone para la Administración Pública:
1. Hacer un mapa del conocimiento crítico.
2. Codificación de toda esta información.
3. Formación de las personas que tienen que conocerlo.
4. Transferencia de conocimiento a través de diversas metodologías.
5. Hacer accesible el conocimiento a toda la organización.
6. Puesta en marcha de una metodología de actualización del conocimiento.
Todo esto desde una nueva visión de la formación adaptada a la velocidad de cambio actual de las necesidades y demandas de la sociedad, del desarrollo tecnológico y de la evolución socioeconómica. Una formación basada en la participación y cooperación entre todos los miembros de la empresa donde lo importante es el desarrollo personal y profesional ligado a un proyecto común del cual nos sentimos parte y por el que nos consideramos adecuadamente compensados.
¿Fácil no? Entonces si creemos que es importante, ¿Por qué no lo ponemos en nuestra agenda e invertimos en ello?
¡Si no lo hacemos, tenemos mucho que perder!
Referencias bibliográficas:
JIMÉNEZ ASENSIO, RAFAEL. “La ‘formación inicial’ en la Función Pública”[entrada de blog]. La mirada institucional (2015).
˂rafaeljimenezasensio.com/2016/02/07/la-formacion-inicial-en-la-funcion-publica˃ (recuperado 17/04/2016)
MARTÍNEZ ALDANONDO, JAVIER (2015).˂http://www.cejfe.tv/FitxersWeb/9495/martinezaldanondo.pdf˃ (recuperado 17/04/2016)
JESUS MARTINEZ MARIN “Deberes urgentes: Formación Inicial y ‘Formación para el Relevo’” [entrada de blog]. Trabajo Colaborativo (2016)
https://trabajocolaborativoenred.wordpress.com/2016/03/15/deberes-urgentes-formacion-inicial-y-formacion-para-el-relevo/ (recuperado 17/04/2016)
Mariano Sbert 
[…] GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PARA EL RELEVO […]
[…] da más de si que estas simples notas y personalmente la he ligado a nuestras experiencias de incorporación de nuevos empleados con la ayuda de mentores. Stephen Bitllet ha presentado interesantes ejemplos tanto en el ámbito de los servicios como en […]