Co-diseñando la formación

28 de diciembre de 2017

Esta entrada fue publicada previamente en Agencia de Aprendizaje.

Hay meses del año que intentan ser más caóticos, parece que determinadas circunstancias se confabulan con la finalidad de hacernos perder el hilo, la compostura o directamente la cabeza.

A muchos de nuestros clientes les vienen las prisas por la cercanía del cambio del año, ya sea por “la bonificada”, por el plan pactado con los sindicatos, o simplemente para cumplir sus propios objetivos de formación.

Por otra parte, a nuestros proveedores de formación, nos gusta reciclarnos y estar al dia, también les pasa lo mismo y nos abruman con propuestas a las que a veces decidimos no decir que no.

Menos mal que, entre otras cosas, somos expertos en planificación y organización. Pero bueno, aquí estamos y este artículo lo quiero dedicar a comentar una de las últimas experiencias como facilitadores de aprendizaje.

Tercer año consecutivo en que afrontamos la formación de todo el equipo de una empresa pequeña por número de empleados pero en constante crecimiento en empleados y facturación. Entre las formaciones grupales de los dos últimos años hemos mantenido un seguimiento periódico individual con todos sus trabajadores.

El paso importante de este año ha sido que la persona que es la gerente y representa a la propiedad se ha incorporado a la formación como participante activa.

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Os lo explico #workingoutloud.

1.- Comentamos la conveniencia de hacer la acción formativa anual conjunta  de todos los trabajadores incluyendo los responsables de departamento, tal como se tenia previsto desde principios de año. Se acordó una duración mínima de 4 horas y que este año se realizaría, en lugar de en la aula de un hotel, en el propio centro de trabajo, interrumpiendo la producción, y cien por cien en horario laboral. Al finalizar la acción nos desplazaríamos a comer todos juntos.

2.- Planteamos que en esta ocasión nos centrariamos en las incidencias que surgen en el dia a dia y que en la mayoría de casos se relacionan con las actitudes o con los procedimientos entorno a la comunicación interna. La gerente, en su reunión mensual con los responsables de departamento, elaboró un listado de las situaciones más relevantes buscando ejemplos de buenas prácticas y situaciones que era necesario saber evitar y, en su caso, saber gestionar.

3.- Nosotros desde Agencia de Aprendizaje elaboramos una “unidad didáctica” ad hoc  y se la pasamos a la gerente. La unidad incluía los objetivos, los contenidos, la metodologia y los materiales de apoyo que proponíamos: presentación en ppt, vídeos, actividades de role playing, y cuestionarios. Los materiales de apoyo que se presentaban eran en una cantidad superior a la adecuada para que seleccionara los que le parecían más acordes con el clima y los resultados que quería obtener.

4.- La gerente se implicó hasta el punto de modificar algunas de las diapositivas, añadir de nuevas, rechazar otras y reorganizarlas en un nuevo orden. También elaboró un nuevo guión de la sesión.

5.- Nos paso la propuesta reestructurada para comentarla conjuntamente. A propuesta de la gerente se acordó que habría una primera parte en la que ella presentaria la sesión haciendo hincapié en los objetivos de la misma, seguiria un breve resumen de como va el año y los objetivos del próximo, resaltando los cambios que sucederán o pueden suceder en relación a cuestiones que van a afectar al dia a dia del equipo. Seguidamente, y facilitado ya por mi, se pasará a hablar de compromiso personal, de trabajo y compromiso de equipo, de comunicación tanto en el equipo como con los clientes incluyendo los conceptos clave de escucha activa, empatia y asertividad. Para cerrar la acción animaríamos a que surgieran propuestas de mejora individual y del equipo con compromisos concretos.

6.- El dia de la acción nos reunimos con la gerente antes para coordinar los últimos detalles. Seguidamente se llevo a cabo siguiendo lo previsto y, realmente, se desarrolló satisfactoriamente.

7.- Todo el personal se involucró en el aprendizaje, participando activamente y planteando propuestas. En algunas ocasiones el tema se desviava hacia cuestiones de infraestructura e inversiones, cosa que es habitual en estas sesiones, pero fácilmente se pudo reconducir.

Al final, la gerente tenia un listado de mejoras en equipamiento, de protocolos, procedimientos y registros a revisar y por otro lado se había hablado de toma de conciencia de la necesidad de cambio de actitudes personales personalizándose en la mayoría de los asistentes.

Nos alargamos casi una hora sobre el horario previsto. Algún formador lo consideraria una mala praxis pero nosotros, y en este caso, lo consideramos todo un éxito.

Posteriormente fuimos a comer todos juntos y la sobremesa se prolongó hasta la puesta de sol que inundó de frío la terraza cubierta donde estábamos. Os puedo asegurar que es imposible disimular por tanto tiempo un mal clima y que, por tanto el compañerismo que se vivia era real. La mayor parte del tiempo, se estaban contando anécdotas sobre lo ocurrido en la empresa tanto días antes como muchos años atrás. Se compararon situaciones donde se habían vivido tensiones y se contaron otras divertidas, enganchando y haciendo participes de la historia de la empresa a los que llevan menos tiempo en ella.

Por supuesto también hablamos de la cena de Navidad. Hay ganas.

A partir de este relato y de la situación experimentada podemos sacar varias conclusiones y hablar sobre la efectividad de estas acciones y como mantener el compromiso a lo largo del tiempo. ¿lo comentamos contigo?


Design thinking para satisfacer al cliente

28 de octubre de 2017

Esta entrada fue publicada previamente en Agencia de Aprendizaje.

Ayer me planteé que esta mañana dedicaria un tiempo a revisar, seleccionar y leer algunos de los miles de artículos que tengo pendientes (2h) y que luego, otra parte del tiempo (2h), lo dedicaria a preparar y escribir este artículo. Confiaba que de la lectura me vendria la inspiración y así ha sido.

He ido seleccionando y leyendo artículos muy dispares sobre, liderazgo, gestión del tiempo, hábitos, … Algunos los desechaba, incluso sin leerlos si el tema o su nivel no me interesaba, otros los guardaba. En un momento dado he pasado un tiempo buscando si había artículos novedosos sobre  “cognición distribuida” y cuando se me ha acabado el tiempo más una prórroga de un 25% sobre el previsto he revisado lo cosechado para ver si algo me llamaba la atención especialmente para compartir con vosotros. Algo que pudiera ser interesante para las personas que nos visitáis en Agencia de Aprendizaje.

La coincidencia de dos artículos en un mismo tema y el hecho de que exactamente de esto aun no hemos hablado aquí ha inclinado la balanza.

Cronològicamente, el primer artículo, de los coincidentes, con el que me he encontrado ha sido este How I Stopped Worrying and Learned to Love Design Thinking lo he leído y guardado pensando que realmente explica muy bien el que es el Design Thinking, como es el proceso y para que sirve.

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El otro artículo encontrado que habla del mismo tema ha sido “Design thinking en tu PYME“. Al llegar a este punto ha sido cuando he pensado que de este tema creo que no hemos hablado directamente aunque lo hemos practicado en más de una ocasión.

Si que hemos hablado de procesos semejantes cuando nos referimos a la mejora continua, a la gestión del cambio o a la planificación por ejemplo. Y en muchos casos hemos hablado de empatizar con el cliente para mejorar el servicio.

Lo primero que queremos aclarar es que el Design thinking no solo es para el diseño de nuevos productos o servicios en grandes empresas, o en startup, o en empresas modernas o tecnológicas. No, sirve también para la merceria de la esquina, el taller mecánico, el centro de distribución, la gestoria, … y también, por que no, para la administración pública.

Eso si, si eres un autónomo o si solo sois dos o tres personas mejor si incorporáis a alguien más de vuestro entorno. También es muy buena idea, normalmente se hace así, buscar a alguien externo que conozca la metodologia y os pueda facilitar el proceso.

El Design Thinking es una metodologia cuyo fin principal es dar soluciones creativas y prácticas a problemas consiguiendo resultados positivos y que impliquen un avance. Se relaciona con dar respuesta a las necesidades de las personas, en este caso de los clientes. Existe como variante el Diseño centrado en las personas del que ya hablé en mi blog y del que podemos hablar aquí otro dia.

Obviamente su utilidad en nuestro caso es la de dar respuesta a las necesidades cambiantes de nuestros clientes que habremos detectado con nuestra inteligencia competitivaOfrecer dentro de lo posible siempre la mejor oferta de producto o servicio a nuestros clientes, entendiendo por mejor la que mas satisfaga sus demandas.

Esta metodologia, exige que se siga un determinado proceso que se explica sucintamente en los dos artículos reseñados y del que nosotros hablaremos aquí más ampliamente otro dia o a tu demanda tomado un café.

Algunas referencias:

How I Stopped Worrying and Learned to Love Design Thinking

Design thinking en tu PYME

Design Thinking


¿Fuimos a la mejora? (2)

12 de agosto de 2017

Esta entrada es ciertamente continuación de las dos anteriores y fue publicada previamente en Agencia de Aprendizaje.

En ¿Fuimos  a la mejora?, publicada el 03/08/2017  publicamos la continuación de “Del DAFO a la mejora tal como en ella nos comprometimos. Pero el artículo derivó a unos comentarios sobre la interferencia producida por la implementación de un software.

En esa acción formativa teníamos que ir del DAFO a la mejora pasando por el CAME y, en ese camino, tuvimos que sortear  la interferencia de las “quejas” por los errores en la implementación. Una vez superada esta fase aunque el tema iba resurgiendo de vez en cuando, pudimos  seguir con el plan previsto: empezar revisando las conclusiones del análisis DAFO realizado tres meses atrás.

La revisión punto por punto se asemejó a la que solemos hacer después de la primera fase del brainstorming. Dejar pasar un tiempo, que en este caso fue excesivo, y volvernos a reunir para revisar las ideas surgidas  en la fase anterior. Siempre es mejor que durante el tiempo entre las dos sesiones los participantes dispongan del listado, en este caso del DAFO, para revisarlo y apuntar ideas que vayan surgiendo individualmente.

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Al principio se añaden a la lista, sin discusión previa, las nuevas aportaciones y se pasa a analizar todas las de cada bloque empezando por las aparecidas en la sesión anterior. En nuestro caso nos interesó centrarnos en los aspectos internos y empezamos analizando las debilidades.

Las revisamos una a una con cierta profundidad. Lo primero fue revisar si en esos meses había existido algún cambio que permitiera eliminarla de la lista o la debíamos redactar de otra manera más precisa. Efectivamente, resulto que algunas de las debilidades en tres meses ya no se veían como tales. Unas se habían resuelto de alguna manera ya que en realidad eran situaciones fácil de modificar y que simplemente por el hecho de expresarlas se habían visibilizado, puesto en agenda y aplicado las medidas correctoras. Otras que implicaban un pequeño cambio de conducta de algunas personas también se habían resuelto satisfactoriamente ya que existían simplemente por falta de comunicación y de feedback.

De todos modos, la mayoría de debilidades seguían presentes. Fueron analizadas una a una profundizando en su comprensión y visualizando la situación que seria la ideal. Por ejemplo:

“Ahora nuestro equipo no es tenido en cuenta y se toman decisiones que afectan negativamente a nuestro trabajo y a los resultados de la empresa sin que podamos aportar nuestros conocimientos y opiniones.

Nuestra visión es ser un equipo al que se tenga en cuenta y esté presente en los foros de debate y de decisión”

Entonces cabe acercarnos a las oportunidades y ver como las podemos aprovechar para corregir esa debilidad y alcanzar la visión que tenemos.

En ese caso la oportunidad es un reciente cambio en la alta dirección de la empresa que incorpora como estrategia la mejora del bienestar social y laboral de los trabajadores como paso necesario para la mejora del servicio prestado a los clientes.

A partir de aquí hay que diseñar una estrategia para que la dirección haga suya nuestra propuesta de participación en órganos de coordinación y decisión y, dentro del equipo, mejorar nuestra capacidad de visibilizarnos , diseñar propuestas y defenderlas ante los demás departamentos de la empresa.

Este solo es un pequeño ejemplo y queda mucho trabajo por hacer.

Seguiremos comentando acciones de aprendizaje para la mejora. Lo importante es que las que pongas en marcha sean las adecuadas a tu empresa.

Si quieres hablamos #learningoutloud


¿Fuimos a la mejora?

3 de agosto de 2017

Esta entrada es ciertamente continuación de la anterior y fue publicada previamente en Agencia de Aprendizaje.

Teníamos que ir del DAFO a la mejora pasando por el CAME. Ir a la mejora estoy convencido que fuimos, pero no fui capaz de hacerlo pasando estrictamente por el CAME.

La misma sesión se hizo con dos subgrupos de un mismo departamento en días consecutivos. La experiencia fue similar en los dos casos aunque en el primero la presencia del responsable del equipo hizo que algún tema no se tratara de la misma forma. Este hecho permitió a posteriori analizar el motivo de esta diferencia.

Estaba previsto empezar revisando las conclusiones del análisis DAFO realizado tres meses atrás. La dinámica permisiva de la sesión funcionó de forma que antes de abordar dicha revisión salieron a relucir algunos “problemas” actuales y como en algunos casos parecía que se había ido a peor.

Este departamento se enfrenta a la típica situación de cambio de software que está resultando del todo desalentadora por las complicaciones en la resolución de alguno de los procedimientos que ahora parecen mucho más complicados por no decir imposibles respecto a antes del cambio. Ya que salió este tema hablamos de él. Las conclusiones van por el camino de:

  • Falta de consulta a las personas experimentadas y que tienen que utilizar el programa a la hora de diseñar los procedimientos.
  • No realización de pruebas previas a la implementación.
  • Implantación sin considerar todas las consecuencias. O al menos esta és la impresión del personal afectado.
  • Necesidad de que funcione un canal permanente, eficiente y eficaz de comunicación entre los operadores y los informáticos para la consulta y resolución de conflictos.
  • Información real sobre la resolución de las incidencias tanto en el como se resolverán como en el cuando.
  • Transparencia total en relación a los limites de la mejora y plazos de implementación así como de cuales són las circunstancias limitantes (presupuesto, tramitación administrativa, …)

Estas situaciones no es la primera vez que las vemos y, además, estan descritas en infinidad de artículos y bibliografia. No por eso dejan de suceder,  lo cual nosotros no nos acabamos de explicar.

Ya se que me desvío del tema inicial, que si es necesario continuare otro día, pero es cierto que en muchos casos los cambios de software en las empresas sea un ERP, CRM, BPM o un programa especializado en el servicio que presta la empresa, crean un gran descontento entre las personas afectadas y, en muchos casos, sirven de tapadera a otros problemas más estratégicos e importantes. Nos hacen perder tiempo en el proceso de mejora de la organización y sirven de excusa a algunos afectados y sus responsables para esconder su falta de desempeño o actitud desmotivada bajo la mala implementación del software.

Evidentemente es cierto que la implementación no esta del todo bien planificada. Por eso deberíamos corregir esta situación y así evitar lo expuesto anteriormente. Si ya está en marcha y no hay vuelta atrás o posibilidad de hacer un receso como mínimo podemos poner a alguien que se responsabilice explicitamente de mejorar teniendo en cuenta a todas las partes.

  • Recoger toda la información documental, evidencias y hacer entrevistas estructuradas a las partes interesadas.
  • Hacer un primer mapa de la situación.
  • Reunir a las partes y analizar una a una las no conformidades o situaciones conflictivas trazar un plan de acción y marcar su prioridad.
  • Exponer claramente las líneas rojas presupuestarias, ambientales, administrativas o de otro indole.
  • Poner en marcha un sistema de registro, control y difusión lo más sencillo posible para que todos los implicados tengan suficiente información sobre plazos previstos, retrasos, …
  • Y, por supuesto evaluar el proceso

Si conseguimos eso y alguna cosa más de la que tal vez me olvido, tendremos acotado el tema y podremos seguir atendiendo a otras cuestiones más estratégicas en relación a la organización del trabajo y al clima laboral.

Llegados a este punto solo me queda decir que soy consciente de como he desviado el tema y que otro dia seguiré.

En agencia de aprendizaje nos gustaria conversar con vosotros sobre estas cuestiones y acompañaros en estas situaciones evitando lo evitable y corrigiendo lo corregible.


Del DAFO a la mejora

28 de julio de 2017

El siguiente artículo fue publicado en Agencia de Aprendizaje el  06/03/2017. En este artículo se explica como seguimos trabajando a partir de un DAFO.

“Han vuelto a pasar dos semanas y me encuentro de nuevo frente a la pantalla en blanco. Acompañamientos individuales y acciones formativas en grupo han ocupado parte del tiempo. En los próximos dias nuevas acciones formativas, algunas de continuación, y más acompañamientos individuales o en pareja. De estos últimos ya hablamos en “Seis o nueve” y anteriores artículos.

La próxima acción formativa es continuación de una anterior en la que trabajamos el análisis de la situación de un equipo respecto a su desempeño, la influencia del entorno en el mismo y sus consecuencias en el resto de la organización. En la acción se realizó un DAFO como ya hemos trabajado en otras empresas, pero el tiempo no daba para más si se quería hacer una acción que realmente fuera significativa y repercutiera en el puesto de trabajo. En esta sesión está previsto empezar revisando en grupo los puntos que aparecieron en el DAFO  simplificando el listado de cada sector sin perder contenido y dándole un valor en importancia a cada una de las circunstancias. A partir de aquí podemos plantear lo que se denomina un análisis CAME para trabajar las siguientes áreas de mejora:

Para ello formularemos estrategias emparejando los cuatro factores del DAFO de la siguiente forma:

Relacionando DEBILIDADES OPORTUNIDADES formularemos Estrategias de Reorientación para aprovechar las oportunidades para  corregir las debilidades.

Relacionando las DEBILIDADES y las AMENAZAS formularemos Estrategias de Supervivencia para afrontar las amenazas no dejando crecer las debilidades.

Relacionando las FORTALEZAS y las AMENAZAS formularemos  Estrategias Defensivas para mantener las fortalezas afrontando las amenazas.

Relacionando las FORTALEZAS y las OPORTUNIDADES formularemos las Estrategias Ofensivas para explotar las fortalezas aprovechando las oportunidades.

Un DAFO a secas apenas sirve para avanzar. Conversamos sobre lo que nos pasa y no buscamos soluciones. Con un DAFO más un CAME formulamos estrategias. Pero tampoco basta.

Si no bajamos las estrategias a acciones y no hacemos un plan para llevarlas a cabo, nos quedaremos en la queja y la organización no mejorará. Es necesaria la planificación y el compromiso de todas las partes implicadas: de la dirección, de los colaboradores, de los otros departamentos y de todo el equipo.

En la mayoría de los casos, un equipo no puede avanzar en la mejora sin arrastrar a otros equipos en los cambios. La formulación de las estrategias y la selección de las viables se iniciará en el equipo pero comprometerá a la dirección y otros departamentos. Hay que ser conscientes de que no todo es posible y por tanto se trata de buscar soluciones que puedan ser desarrolladas por el equipo a la vez que planteamos otras de más complejas.

Es importante que podamos obtener algunos resultados a corto plazo para evitar la frustración del equipo y ganar credibilidad fuera ante los otros y la dirección de la organización.

Ya os contaremos como ha ido la experiencia!!!


Reflexión 26: El plan B en la acción formativa

21 de enero de 2017

En este artículo que ha sido publicado en Agencia de Aprendizaje el 09/01/2017 vamos a seguir comentando las situaciones que se nos dan en el proceso de elaboración y ejecución de acciones artesanas de acompañamiento al aprendizaje. En un reciente artículo, En aprendizaje el como es importante, hablábamos de tener un pla B:

“… si somos lo suficientemente experimentados, podremos rectificar de inmediato, poner en marxa un plan B, aunque nos implique un sobreesfuerzo y una perdida de rentabilidad a corto plazo, y minimizar las consecuencias negativas de la acción.”

Pues bien si en el articulo al que nos referimos parecía que utilizábamos el plan B como resultado de un”error de cálculo” y salvábamos con honores la situación, en este nuevo caso el plan B se diseñó previamente ya que teníamos una circunstancia de resultados previsibles pero no seguros en el inicio.

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El encargo estaba enfocado en trabajar la mejora de los resultados de un departamento encargado coordinar personas y recursos de manera eficiente para dar un buen servicio a gran número de usuarios. En concreto debíamos ofrecer herramientas para manejar las situaciones de estrés y mejorar las habilidades de comunicación entre los miembros del departamento y las personas coordinadas por él mismo.

La complejidad del encargo radicaba en que la organización interna y el clima del departamento no son buenos, parte de los miembros no están de acuerdo en algunas de las funciones que deben ejercer, se sienten mandos intermedios sin autoridad y además, entre otras cosas, hace poco hubo un cambio de responsable del departamento. Hay que decir que la intervención prevista era de una sola mañana y que lo positivo era el número reducido de participantes y que eran todos los del departamento.

La dirección de la empresa decidió, con mucho acierto, intervenir al inicio de la sesión hablando del interés que se tiene por parte de la dirección en la mejora de la situación en el servicio, del reconocimiento a labor de los miembros del mismo, de la confianza en su capacidad para llevar a cabo la mejora interna y de la promesa del máximo apoyo en este proceso por parte de dicha dirección.

En Agencia de Aprendizaje conocedores de que se llevaría a cabo esta intervención, aunque no sabíamos en que términos exactos, preparamos dos posibles lineas de trabajo para la continuidad de la sesión. Una, en la que por micro-fases nos fuéramos acercando a un análisis de necesidades de mejora. Seria por comparación con modelos teóricos de buenas prácticas en habilidades de comunicación con el análisis de casos prácticos de su día a día. Y otra, que se desarrollaría a partir de las sensaciones y comentarios a la intervención de la dirección.

Como la intervención del director consiguió provocar reacciones y comentarios sobre su sinceridad, capacidad de motivación, viabilidad de la propuesta, etc., se optó por la segunda alternativa pasando a trabajar las metodologías de análisis de la situación, haciendo como caso práctico el del propio departamento.

La valoración final fue muy positiva.

Aunque era de esperar este desenlace, convenía tener preparada otra alternativa por si la intervención de la dirección no se llevaba a cabo,o por si se hacia en otro sentido o por si no despertaba suficientes inquietudes.


REFLEXIÓN 12: LA FORMACIÓN CONTINUA CONTINUA

6 de mayo de 2016

Siguiendo con nuestras reflexiones a partir de nuestro dia a dia profesional reproduzco aquí el artículo publicado inicialmente en agencia de aprendizaje el dia 02/05/2016 :

Al hilo de las experiencias de estas dos semanas, cada vez estamos más convencidos  de la importancia de la continuidad en las acciones formativas.

Me explico, acción formativa para la mejora de las competencias de dirección de equipos: Modelos de liderazgo, escucha activa, empatia y asertividad, inteligencia emocional, gestión de conflictos, negociación, … Grupo de directores de equipo con X años de experiencia. Dia a dia con conflictos con algunos colaboradores, dificultad de generar equipo, clima enrarecido, … Percepción de que la empresa en conjunto no responde a las necesidades de sus personas, normativa inadecuada, equidad mejorable, … Con todo ello la empresa funciona bien, si no seguro que no hablariamos de esto. Introducción de conceptos, debates, role-playing, simulaciones, … Una acción formativa de 6 /12 horas en 2/4 sesiones sin más ¿generará un cambio? ¿En cualquier caso o solo en circunstancias excepcionales? Esta es la pregunta.

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Nuestra hipótesis es que estamos hablando de mejora de actitudes para modificar conductas, o sea de cambio y esto implica todo un proceso de interiorización personal, confrontación con la realidad, ensayo y error, contradicciones y dudas personales, reflexión, conversación entre pares (primero creación de un marco de confianza), debate, más ensayos y más errores, análisis de la mejora, empoderamiento, desarrollo, … y, para todo ello se necesita un proceso de maduración, o sea tiempo.

Pero no solo tiempo. Si hablamos de vino, de cerveza, de quesos o de pan sabemos que se deben dar toda una serie de circunstancias añadidas al tiempo: temperatura, humedad, luz y también aditivos, el añadido de otras sustancias (levaduras, …) que favoreceran esta maduración, este cambio. Un proceso controlado por las personas mediante métodos, técnicas y herramientas con un objetivo claro.

Pero por lo que hoy sabemos, el vino no decide como reacciona, simplemente reacciona.

Pero el profesional que esta inmerso en su proceso de mejora es sujeto activo y protagonista de su cambio. El decide, debe decidir, y actuar. El cambio, aunque sea en cierta manera predecible, no se dará siempre de igual manera por mucho que hagamos la misma intervención (si esto fuera posible).

Nosotros proponemos unos procesos continuados en el tiempo más allá de la acción formativa inicial. Unos procesos con objetivos claros y acotados en el tiempo con un acompañamiento de facilitadores internos o externos suficientemente preparados. Estamos hablando de sesiones periódicas de encuentro entre iguales mediados por un facilitador en el que se pongan en común las experiencias de este proceso de cambio con sus barreras, errores, aciertos, éxitos, … para que cada cual reflexione sobre sus propias circunstancias y se puedan introducir nuevos elementos que ayuden a conseguir los objetivos.

En el párrafo anterior no he querido hablar de intervisión aunque está en nuestra mente como posible modelo en determinadas circunstancias (nunca cuando hay conflictos entre compañeros participantes).

No es casualidad que en otra ventana del portátil este abierto precisamente un pdf deFrancesc  Beltri con el titulo “la intervisión grupal” del cual quiero destacar dos frases:

Basándonos en los principios del DO (Desarrollo Organizacional) entendemos que no es necesario introducir más información ni forzar desde fuera las situaciones para que estas mejoren, todo el conocimiento está en la organización, solo hay que favorecen su aparición.

y

Desde un enfoque sistémico podemos afirmar que no son grandes intervenciones las que producen grandes cambios sino que son pequeños cambios los nos llevan a nuevos equilibrios transformadores. Si creamos el escenario para que se dé un evento, aumentarán las posibilidades de que este suceda.

¿De verdad queremos que suceda? ¿Qué hacemos para que suceda?


Un Plan de Investigación (1)

20 de enero de 2016

La tengo abandonada. Bueno, la tenia. Me he propuesto, espero que no sea típico deseo de año nuevo, darle más caña a esta categoria y escribir a menudo en ella. No me atrevo a comprometerme en quan a menudo, ya veremos.

El objeto de esta línea de artículos es trabajar en voz alta #workingoutloud en relación a una supuesta tesis doctoral que se supone voy haciendo y que he tenido sin trabajarla durante un año.

Esto no es del todo cierto ya que no he dejado de leer artículos de los que me inspiran para llevarla a cabo.

En esta estaba cuando recibí el aviso de que se terminava el primer año de doctorando y era preceptivo que presentara un Plan de Investigación.

Pla de recerca 1He aquí el borrador de la Introducción y de la Justificación de la propuesta que he presentado. Sed libres de enviarme todos los comentarios y sugerencias que creáis oportuno. Sugerencias de lecturas, de contactos, de reflexiones, modificaciones, …

“La mejora de los procesos de aprendizaje en el ámbito profesional y de la empleabilidad. Investigación sobre nuevas tendencias en la formación en la empresa y su aplicación en las Islas Baleares”

INTRODUCCIÓN. 

  1. En los inicios del siglo XXI están eclosionando toda una serie de enfoques e ideas pedagógicas, todavía no bien sistematizadas, que surgen alrededor del uso de las TIC en educación y que intentan aprovechar todo su potencial comunicativo, informacional, colaborativo, interactivo, creativo e innovador en el marco de una nueva cultura del aprendizaje. (Adell, J. y Castañeda, L., 2013, p 44-47)
  2. Han aparecido nuevas metodologías e instrumentos: PLE, MOOCS, Flipped Classroom, Aprendizaje Colaborativo, Comunidades de Aprendizaje, … que se están investigando y aplicando experimentalmente en el sistema educativo.
  3. Los artículos escritos por consultores en RR.HH se apoyan en diversos enfoques pero todos se relacionan con la situación de cambio en la sociedad y describen la inadecuada respuesta por parte del sistema educativo, la necesidad de cambio en el papel de los docentes y, entre otras, la necesidad de cambio en las estructuras de las organizaciones y de sus departamentos de RR. HH así como del rol de sus formadores.
  4. No parece existir una suficiente transferencia de las innovaciones en el campo educativo a la formación en la empresa, la formación para la mejora profesional o la formación para la empleabilidad.
  5. Las personas que ya se encuentran en el ámbito laboral tienen por delante hasta cuarenta o más años de vida activa y necesitan herramientas que les ayuden en sus procesos de aprendizaje a lo largo de la vida. Proceso que es necesario y que de él incluso depende su subsistencia profesional.
  6. Existe la necesidad de transferir fuera del sistema educativo los resultados de los estudios, investigaciones y experiencias para su adaptación al apoyo de la mejora los procesos de aprendizaje que se dan en el mundo del trabajo.

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

Las empresas de las Islas Baleares necesitan impulsar su desarrollo consiguiendo estabilidad y solvencia. Para ello es necesario que se apoyen en la mejora, la innovación y el acercamiento a las necesidades de la sociedad. Todo ello se consigue con el aprendizaje permanente que se puede obtener a partir de la gestión del día a día, la relación con las partes interesadas del negocio y la investigación.

Desde mediados de los años 80 del siglo pasado y sobre todo en lo que llevamos de este siglo se han acelerado los cambios e innovaciones que se experimentan en el campo aplicable a los procesos de aprendizaje fruto de la investigación biológica, neurológica, psicológica y tecnología.

La irrupción de los avances en la informática, la extensión de la Internet, y las comunicaciones móviles, permite crear y utilizar nuevos instrumentos y nuevas metodologías en los procesos de aprendizaje.

Lo que podríamos llamar la innovación en el campo de la educación, formación y aprendizaje se están generando a partir de iniciativas que se dan en el sistema educativo y de otras que se dan alrededor de las empresas y otras organizaciones a partir de propuestas de consultores, a veces ligados a alguna universidad, o de sus departamentos normalmente llamados de Recursos Humanos.

Mucha de esta información es accesible mediante Internet pero está fragmentada y se mueve en círculos a los cuales no siempre acceden los responsables de las empresas o de sus departamentos de RR. HH. Igualmente dicha información está relacionada con ofertas de servicios lo cual puede hacer dudar de su relevancia en relación a los posibles resultados.

En una próxima ocasión publicaré el  planteamiento del problema, preguntas, objetivos y técnicas de investigación así como la metodología y el plan de trabajo. También iré presentando las referencias documentales que espero comenteis y amplieis


EXPERIENCIAS 11: ¿HACEMOS UN DF O UN FD?

20 de diciembre de 2015

En este caso el artículo publicado en Agencia de Aprendizaje, el 14/12/2015 es una mezcla entre experiencia y preparación ya que estaba en medio de una acción formativa.

“Me dispongo a alcanzar dos retos a la vez, por un lado escribir mi aportación a nuestro blog y por otra preparar las próximas sesiones en una empresa en la que ya llevo realizadas dos.

Creo que es posible ya que el último tema que me ronda por la cabeza tiene puntos de contacto con la acción para el aprendizaje que desarrollamos en dicha empresa.

El encargo es acompañar a todos los trabajadores junto a los directivos/propiedad en la revisión del funcionamiento de la organización para avanzar en la mejora continua.

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Esta empresa, pequeña por personal contratado, ha triplicado su tamaño en poco tiempo y tiene expectativas de crecer más. Para ello necesita consolidar su estructura, reorientar algunos puestos de trabajo y que las personas se adapten a nuevos roles y situaciones. Los trabajadores que vienen de la primera fase están acostumbrados a una relación más “familiar” y a una manera de trabajar en que las cosas se hacían entre todos y cada uno si bien tenía unas funciones diferenciadas cubría los puestos según las presiones del día a día.

La dirección considera que no se puede mantener este método y ha creado toda una serie de procedimientos e instrucciones para su implantación. El reto está, por parte del personal más antiguo, en desaprender lo aprendido y aprender las nuevas maneras de gestionar el trabajo y comunicarse, a la vez que deben adaptarse acogiendo a los “nuevos”.  Estos, los “nuevos” debenencajar con los “antiguos” y manejarse con los desajustes existentes entre lo que son los procedimientos que les han presentado y que deben seguir y las prácticas históricas no eliminadas.

Por otro lado, los procedimientos son recientes y algunos de ellos puede que necesiten algunos ajustes una vez que se han experimentado.

La dirección tiene el reto, entre otros, de conseguir un equipo que esté alineado con los objetivos de la empresa, que funcione a un mismo paso y en el que se de un muy buen clima laboral para poder conseguir unosresultados satisfactorios con los clientes y mejorar la eficiencia y productividad, ajustando, si es necesario, los procedimientos.

En esto estamos, hemos decidido juntarnos todos en torno a una mesa con medios adecuados durante 4 sesiones de 3 horas cada una para analizar nuestra realidad y cómo podemos mejorarla. Para ello hemos acudido al tan manido DAFO o FODA o SWOT pero hemos decidido quedarnos solo con el DF, FD o SW. Es decir, hacer solo el análisis interno.

En la primera sesión después de romper el hielo y yo familiarizarme con su puesto de trabajo e historia en la empresa y yo también contarles la mía, explicamos los objetivos del curso, la metodología que utilizaremos y dimos pie para modificar aspectos de los mismos según sus expectativas.

Posteriormente hicimos una introducción de refresco a los conceptos de autonomía personal, responsabilidad y compromiso con la organización relacionándolo con la mejora continua.

Seguidamente hicimos una lluvia de ideas primero fijándonos en las que consideramos las fortalezas de la empresa y luego en las que cada uno de ellos pensaban que eran las áreas de mejora. En esta primera ronda no se censuró ninguna aportación, simplemente hubo alguna aclaración cuando no se entendía que se quería decir.

La primera sesión también dió tiempo de analizar y en cierta manera clasificar las fortalezas de la empresa que en su mayoría se basaban en las fortalezas de las personas. La empresa era fuerte porque se estaban tomando decisiones acertadas y se ejecutaban con satisfacción de los clientes, las personas, la dirección y las demás partes interesadas.

La segunda sesión (3h) la dedicamos por completo a revisar y analizar las áreas de mejora detectadas. En este caso el debate fue más intenso y se necesitaron muchas aclaraciones para redefinir y consensuar las áreas de mejora. Se trataba de ver que desajustes se estaban dando procurando, más allá de la aclaración, no entrar en discutir cuál sería la alternativa o solución. No se consiguió evitar que más de una persona se diera por aludida pero sí que conseguimos no entrar en lo personal y mantenernos, en todo caso en el rol,

¿Qué nos queda por hacer? Eso és lo que quería resolver pero me he pasado un montón de numero de palabras y de tiempo. Tendra que ser en otra ocasión.”

A dia de hoy, cuando sale publicado en este blog, las dos sesiones pendientes se han realizado con éxito. Los participantes han manifestado su satisfacción en la última sesión y posteriormente en el grupo de whatsapp que la empresa a creado para acompañar la formación. Este grupo permanecerá abierto para introducir aportaciones, sugerencias, propuestas de retos, …


EXPERIENCIAS 5: MEJORA DE LA CALIDAD: DETECCIÓN, PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE ERRORES

14 de julio de 2015

Publicado en Agencia de Aprendizaje el 13/04/2015

Puede que tengamos un equipo cohesionado, puede que tengamos unas personas bien organizadas con unos buenos líderes y sin embargo cometamos toda una serie de errores al desarrollar las tareas. Errores que nos llevan a perdidas de resultados y, tal vez, a perder clientes debido a malos entendidos.

Microempresa de menos de 10 trabajadores, incluido los propietarios, que se dedica a un tipo de servicio como puede ser gestoría, administración de fincas, seguros, …

Servicios que combinan un asesoramiento al cliente en la preventa y una gestión durante la prestación del servicio que dado el tipo del mismo se puede extender durante muchos años, incluso toda la vida del cliente y hasta herederos.

Por tanto, la fidelización no es tan dificil como en una venta de productos pero dada la alta competencia tradicional y on-line, un pequeño error puede desencadenar la desvinculación del cliente.

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Lo que nos planteamos en esta acción formativa fue analizar el conjunto de los errores cometidos y detectados hasta el momento de la acción, así como la ausencia de actuaciones que, al igual que los errores, suponen o pueden suponer un déficit en el servicio al cliente y/o un coste económico, ya sea por compensación de perjuicios o por falta de ingresos

El objetivo fue disminuir la comisión de errores para la mejora del servicio al cliente y de la eficiencia.

Nos planteamos trabajar siguiendo la siguiente secuencia en tres sesiones de dos horas:

  • Identificación de errores.
  • Análisis de sus efectos.
  • Valoración del coste de los errores
  • Selección: Importancia y Frecuencia.
  • Investigación de las causas
  • Planificación y ejecución de acciones de prevención, de detección y de corrección: Ajuste de procedimientos y su ejecución
  • Fijación de indicadores, estándares y sistemas de medición, control y evaluación de resultados
En las sesiones participaron todos los miembros de la empresa de forma que estuvieran presentes todos los que tenían funciones en un mismo  proceso y que todos pudieran aportar sugerencias a los procesos en los que no intervenían.
Antes de la primera sesión y para poder ser más eficientes, se comunicó, comentó y consensuó la finalidad y dinámica de la acción formativa y se pasó un cuestionario de identificación de errores, que fue contestado por todos, en el que se solicitaba:
  • Breve descripción (una frase)
  • Frecuencia
  • Coste económico estimado
  • Coste en tiempo
  • Coste en satisfacción del cliente
  • Observaciones
Esta lista resultó extensiva en errores pero incompleta en los restantes datos. Se comprobó que no existían métricas ni para la frecuencia ni para ningún otro dato.
En la primera sesión, partimos de la lectura de la lista de “errores“ detectados.
  • Aclarando dudas de comprensión para que todos estuviéramos de acuerdo en que nos referimos en cada caso.
  • Depurando los repetidos o que en realidad creíamos que eran lo mismo. (En caso de duda se dejaban los dos)
  • Añadiendo de nuevos.
Muy importante: Evitamos discutir sobre los mismos. Hablar en ese momento de las causas, los efectos, o de su importancia.
De una lista acumulada de 24 posibles errores se pasó a una consensuada de 19.El siguiente paso fue valorar:
  • sus efectos para saber los costes para poder priorizar (Económicos directos;  económicos indirectos (tiempo); Satisfacción del cliente
  • Valoramos su frecuencia para saber su ocurrencia para priorizar.
  • Valoramos su detectabilidad para saber si son fáciles de detectar.
Seguidamente y finalizando la sesión, se puntuó cada uno de ellos según:
(FR) Frecuencia de detección (que no de ocurrencia) 5 = mayor frecuencia
(FA) Facilidad o posibilidad de detectarlo 5 = mayor facilidad
(IM) Imagen frente al cliente 5 = mayor coste de imagen
(TI) Coste en tiempo de detección y corrección 5 = mayor coste en tiempo
(DI) Coste económico o riesgo de sufrirlo 5 = mayor coste dinero

La segunda sesión la dedicamos a trabajar cada “error” de la siguiente manera:

investigación de las causas Técnica de los 5 por qué
establecer niveles exigidos ¿Cómo de buenos queremos llegar a ser?Que la eficacia no nos haga ser ineficientes
identificar soluciones posibles Plantear soluciones entre todos aclarándolas pero no discutiéndolas
selección de la solución Seleccionar la solución que parece la más posible y efectiva. “real”Queda claro que no es una solución para siempre. Vamos a probar.
diseño del procedimiento de mejora ¿Cómo lo haremos?
Tal como era previsible no se pudieron tratar todos los “errores” en una sola sesión y se dispuso de sesiones adicionales para tractar los errores restantes.
En la última sesión nos dedicamos a planificar la implantación y la evaluación del proceso de mejora teniendo en cuenta que debíamos evaluar los resultados sobre la intervención en cada error en concreto y el resultado del proceso de mejora en su conjunto.
fijación de indicadores y de estándares ¿Cómo sabremos que avanzamos? ¿En qué dato nos fijaremos? ¿Cuál es el punto al que queremos llegar?¿Objetivos smart?
fijación de sistemas de medición y de sistemas de evaluación ¿Cómo lo mediremos y cómo analizaremos los resultados?
planificación de la implantación y evaluación ¿Cuándo y cómo lo pondremos en marcha y cuándo y cómo lo evaluaremos?
Antes de cerrar la acción formativa se revisó como afectaban al día a día de cada una los cambios acordados en los procedimientos de forma que fueron asumidos explícitamente los compromisos individuales.
Un constante seguimiento del proceso de implantación y el análisis periódico de los resultados permitirá avanzar en la mejora.
El resultado: ahorro en tiempo y dinero y, lo más importante, la mejora de la satisfacción del cliente

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