Artículo publicado en Agencia de Aprendizaje el 13/06/2016
En Agencia de Aprendizaje además del diseño de planes y acciones de formación, de la gestión, cuando es el caso, de la bonificación de la misma, del acompañamiento en procesos de cambio o aseguramiento organizativo, también acompañamos en el diseño o revisión de puestos de trabajo y en la selección y la acogida del nuevo miembro en la organización.
En Preparar las incorporaciones, en Acompañantes mentores tutores y formadores internos para las nuevas incorporaciones y en Gestion del conocimiento para el relevo ya hablamos de este tema refiriéndonos principalmente en como gestionábamos el conocimiento a transmitir y la incorporación de la persona “nueva” en la empresa.
Lo cierto es que también es necesario que exista un proceso en la propia empresa, en parte previo y en parte paralelo al que hacemos centrado en el o en la que se incorpora.
Este proceso debe ir encaminado a preparar a la empresa para la entrada del nuevo miembro. Esto es especialmente importante cuando nos referimos a un puesto de nueva creación y no a uno que ya existe.
Normalmente la idea del nuevo puesto parte de una necesidad por reestructuración, crecimiento o introducción de funciones que hasta el momento no se desempeñaban internamente. El nuevo puesto será la clonación de uno ya existente o será de nuevo diseño.
En el caso de los de nuevo diseño es necesario distinguir entre los que se crean recogiendo funciones que ya vienen realizando otros miembros, los que son para el desempeño de nuevas o los que incorporan parte de otros y de nuevas. Este será el primer paso: definir que funciones y que tareas se van a desarrollar en el nuevo puesto de trabajo. De ahí podremos describir las competencias necesarias para este puesto y por tanto definir el perfil del candidato. Este perfil, además contemplará valores y actitudes necesarias para una correcta incorporación a la cultura de la empresa.
También será necesario incorporar el nuevo puesto no solo al organigrama si no también en el mapa de procesos: ¿En qué procesos se ve implicado? ¿Es el propietario de alguno? Y, ¿Qué procedimientos debemos modificar?
Hasta ahora hemos comentado cuestiones puramente organizativas, pero también debemos tener en cuenta que la persona nueva se incorpora a un grupo de personas con sus funciones y relaciones establecidas, con su clima laboral y cultura de empresa. Ahora existe una red y la persona que se incorpora va a ser un nuevo nodo de esa red. Seguramente dependerá funcionalmente de una o varias personas y puede que tenga colaboradores a su cargo y que deba trabajar en uno o varios equipos.
Por tanto las personas que ya estan en la empresa deberán también pasar por un proceso de preparación para la nueva situación.
En una empresa con la que colaboramos se van a incorporar dos personas nuevas en un organigrama ya consolidado.
Uno de las puestos, de operario cualificado, implicará que el Jefe de Taller tendrá a un nuevo técnico en su equipo y por tanto, los actuales tendrán a un nuevo compañero. Según su perfil, algunas de las tareas se redistribuiran y esto les afectará a todos. Las relaciones interpersonales tanto en el trabajo, como en el descanso del mediodía, como en el “after work” también se verán modificadas.
En el otro puesto, una persona con perfil administrativo entrará para asumir en un 50% una nueva función y en el restante 50% funciones de administración general, comercial y gerencia afectando a tres de los actuales puestos que llevan años consolidados.
Estos cambios se pueden hacer a las bravas pero hay alternativas para hacerlo con la participación de los implicados cocreando y codiseñando el puesto de trabajo entre todos y, si és necesario, introduciendo procesos de aprendizaje para mejorar o incorporar competencias para establecer unas relaciones adecuadas desde el primer dia. No hacerlo así, implica en muchos casos pequeños conflictos y “malos rollos” organizativos y relacionales que pueden derivar en ineficiencias y errores que pueden ser evitados. Y, sobretodo, aseguramos un mejor clima laboral.
Si te encuentras en un proceso de este tipo y quieres comentarlo con nosotros estaremos encantado de escucharte y acompañarte si lo crees oportuno
Mariano Sbert 
[…] he hablado en otras ocasiones de la incorporación de nuevos miembros en las empresas. en Acompañamiento a la selección e incorporación y Toni roig en ¿Cómo recibes a las personas que empiezan a trabajar […]