PREPARANDO 4: ¿EXPLÍCITO? ¿POR QUÉ?

Este artículo responde a nuestro interés en dar respuesta a una necesidad que precisamente nos han explicitado nuestros clientes. Seguid leyendo y veréis a que me refiero. Este artículo ha sido publicado inicialmente en Agencia de Aprendizaje el 26/10/2015

He empezado haciendo una búsqueda en nuestro blog de los artículos que incluyeran esta palabra. El resultado ha sido 7, siendo el más antiguo de enero del 2013.  En lo que va de año la hemos utilizado en 4 ocasiones la mayoría de los casos este concepto iba unido a “procedimientos”.  En Revisión de procesos y procedimientos decíamos : “Desde el autónomo a la gran empresa todos seguimos unas rutinas y unas pautas para desarrollar nuestro trabajo, que en aras de calidad, productividad y eficiencia deberíamos tenerlos explícitos y escritos, y revisarlos periódicamente.”

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El buscador de google lo tiene claro y a nosotros la que nos interesa es la primera entrada.

Hasta hoy hemos hablado de la necesidad de hacer explícito lo que hacemos para mantener una misma productividad, calidad y atención al cliente sea quien sea el miembro de la organización que lo atienda.

En estas últimas semanas hemos recibido tres encargos que basándose en esta misma necesidad se refieren a situaciones en que personas de la organización, en estos casos concretos sus directivos, quieren cubrir sus posibles ausencias prolongadas del puesto de trabajo (enfermedad, necesidades familiares, viajes) de forma que tengan la certeza de que todo podrá seguir funcionando a partir de unos procedimientos y normas establecidas previamente.

Es cierto que existen los móviles pero a veces en la UVI estando en coma no es plan estar pendiente de él. O en el parto y postparto de tu hija. O buceando entre tiburones.

Bromas a parte, lo cierto es que muchos responsables de empresas no se quedan tranquilos si ellos o algunos de sus directivos o especialistas se ponen de baja o se piden un mes de permiso.

Hablando con ellos, en la mayoría de los casos no se refieren a una falta de confianza con la responsabilidad de las personas si no a la posible falta de conocimiento sobre:

  • el como se hacen las cosas y,
  • como se deben tomar las decisiones

Creen, y seguramente están en lo cierto al menos en parte, que los miembros de la organización no pueden sustituirle a él o a otros compañeros en cuestiones concretas simplemente por no estar al día de como se hacen algunas tareas o se toman algunas de las decisiones más cotidianas. Teniendo en cuenta que están potencialmente capacitados para ello.

Esta necesidad se satisface fácilmente si nos preocupamos en definir cuales son las actividades y tareas del puesto que queremos ser capaces de cubrir provisionalmente, y definimos los criterios a partir de los cuales se toman las decisiones.

“Especificar de forma clara y detallada sin dar por sabido nada” 

Luego comprobar la corrección del procedimiento o norma que se ha escrito y comprobar que es entendido por las personas a las que va destinado. Mejor si estas personas participan en su elaboración. En algunos casos será conveniente hacer prácticas o role playing para comprar su efectividad.

Lógicamente estos documentos se deben mantener al día mejorándolos y adaptándolos a la realidad cambiante y comprobando que siguen siendo conocidos.

¿Tú ya tienes esta necesidad cubierta?

¿Te ayudamos?

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