EXPERIENCIAS 10: LIDERAZGO PERSONAL. CRECER Y EVOLUCIONAR (3) La empresa y Yo

9 de septiembre de 2015

Esta es la tercera entrega de la experiencia que vamos narrando por capítulos a medida que va avanzando nuestra intervención éste artículo fue publicado en Agencia de Aprendizaje el 03/08/2015

En un artículo anterior os contamos la segunda parte de una intervención formativa en una empresa (aquí la primera parte), hoy continuamos con la que va siendo la tercera fase y que se alargará de forma puntual, no intensiva, durante varios meses.

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En la segunda fase, que ha consistido en sesiones de trabajo individuales con cada uno de los miembros de la empresa se ha recogido gran cantidad de información y, lo más importante, de sugerencias que afectan a todos los ámbitos y niveles de la organización.

  • Relaciones interpersonales a un mismo nivel mejorables.
  • Debilidad en competencias de liderazgo en los mandos intermedios.
  • Falta de empatia de algunos de los integrantes de la organización.
  • Desconocimiento del alcance de las funciones de uno de los colaboradores y de ahí incomprensión por parte de los otros.
  • Insuficientes marcos de comunicación formales.
  • Procedimientos mejorables que aumentarán eficiencia y fiabilidad.
  • Debilidad en la competencia de relación con los clientes de todos los trabajadores (no comerciales) que están en contacto con ellos.
  • Necesidad de un plan de carrera individual para potenciar el engagement y evitar la fuga de talento.

Una importante lista de oportunidades de mejora detectadas por los propios participantes. Mucho trabajo por delante pero agradable. No siempre fácil pero sabiendo que será bienvenido, agradecido y participativo ya que parte no solo de necesidades reales si no también de demandas concretas y expresadas. A más de uno le va a suponer un esfuerzo, salir de su zona de confort, pero el objetivo de mejora está claro y su para qué también. Habrá crecimiento profesional y se mejorará la experiencia de trabajo.

Que hayamos reseñado una lista de mejoras no implica que no existan fortalezas en la organización. Existen y precisamente gracias a ellas los miembros de la empresa están dispuestos al esfuerzo del cambio.

  • Propiedad y gerencia implicada y cercana a todos los trabajadores.
  • Relaciones  y condiciones laborales respetuosas con las necesidades individuales.
  • Reconocimiento por parte de los trabajadores de la seriedad y responsabilidad de la gestión por parte de la gerencia.
  • Interés por parte de gerencia/propiedad de mantener una empresa solvente y sostenible con un equipo capacitado para dar una respuesta 100×100 satisfactoria al cliente.
  • Convencimiento por parte de la gerencia/propiedad de que lo importante es la satisfacción y el crecimiento personal de los trabajadores.
  • Reconocimiento por parte de los trabajadores de la disposición y actuaciones de la gerencia/propiedad en la mejora profesional individual y de la empresa.

El siguiente paso ha sido elaborar intervenciones individuales y grupales codiseñadas con la gerencia y los trabajadores implicados y listar procedimientos que deben ser revisados o diseñados.

Seguidamente priorizamos según criterios de importancia, viabilidad, conveniencia, … y procedemos a su programación.

Sobre cuales son estas acciones y como las llevamos a cabo, escribiremos en próximas ocasiones.

Si deseas conocer más detalles o como podemos llevar un plan similar en tu empresa no dudes en preguntarnos, estaremos encantados de contártelo.


AHORRAR UNA ACEITUNA EN CADA ENSALADA A MI NO ME SIRVE

2 de septiembre de 2015

Aquí estamos ante un artículo que no se si vais a entender a la primera. Me explico. Este artículo igual como todos los publicados recientemente en este blog, primero fue publicado en Agencia de Aprendizaje, en este caso el 20/07/2015, y como veréis hace referencia a la respuesta de un cliente aun artículo que había publicado mi socio la semana anterior. Tal vez sea interesante que al inicio os leáis dicho el artículo al que me refiero:

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Hace justo una semana publicamos “Ahorrar una aceituna en cada ensalada” y al día siguiente enviamos un correo a un amigo y posible prescriptor diciéndole:

Hola …,
la reunión con …. nos inspiró éste post: “Ahorrar una aceituna en cada ensalada“. … A ver qué te parece ;-)
Su respuesta no se hizo esperar:

… Vuestro texto:

Esta “bien” hasta la mitad. Está “muy mal” desde la mitad para abajo. Empieza a ir mal cuando ponéis el recuadro gris de los precios.

Teneis que cambiar el chip (si quereis impresionar por vuestro conocimiento de causa y garantizar que sabeis que solución dar). Lo explicais como si fuésemos lectores noveles de un blog. O jóvenes emprendedores recién salidos de la universidad. Como si tuviéramos un problema y no supiéramos cual es y por tanto no lo pudiéramos resolver.

Pensad que somos “veteranos de guerra”. Y que lo de “hijos de” o “segundas-terceras generaciones” en lugar de un pasaporte a la zona VIP de la economía se ha vuelto una losa que nos aplasta.

TODOS quisiéramos un trabajo en nomina y desintegrar la fabrica y la hipoteca, etc.

Y continuaba explicando por que no era útil para ellos la propuesta y nos sugería una alternativa de trabajo realmente valida.
¡Chapeau!. Lección de humildad para nosotros.
Efectivamente, debemos huir de la tentación de simplificar y llegar demasiado rápido a conclusiones. Medicalizar la intervención no siempre es bueno y, a golpe de ojo clínico llegar al diagnostico y recetar no es sinónimo de éxito.
Todo necesita su tiempo de información, análisis y reflexión y, a veces, creemos que lo primero es dar una respuesta rápida a la demanda. Si, hay que dar una respuesta rápida pero esta no necesariamente debe incluir ya una “receta”.
Ya sabéis, el cocrear es fundamental para el diseño de procesos de acompañamiento al aprendizaje y al cambio.
Queda para otra ocasión reflexionar sobre el contenido de la cita y la necesidad a la que hace referencia.
Gracias amigo por ser crítico y acompañarnos en nuestro aprendizaje.»
Añadir que este articulo fue complementado por otro de mi socio la semana siguiente

EXPERIENCIAS 9: LIDERAZGO PERSONAL. CRECER Y EVOLUCIONAR (2) YO EN LA EMPRESA

26 de agosto de 2015

 A veces los deseos se convierten en realidad y conseguimos que los clientes con los que trabajamos vean los resultados de una acción realizada y quieran ir más allá éste es el caso del artículo publicado en Agencia de Aprendizaje el 06/07/2015

Cuando escribí LIDERAZGO PERSONAL. CRECER Y EVOLUCIONAR no tenia previsto sentarme hoy a escribir una segunda parte y pensar que con toda probabilidad habrá una tercera.

Lo cierto es que la gerente, visto el informe de la anterior acción, propuso que siguiéramos el proceso iniciado y pasásemos a una segunda fase de sesiones individuales con todos los participantes. Considero que no es correcto llamarlas entrevistas ya que pretendemos sean conversaciones en las que haya mucho de escuchar  pero también de dialogar.

Un buen sitio para preparar el aprendizaje

Un buen sitio para preparar el aprendizaje

Nosotros las llamamos sesiones de acompañamiento e incluyen distintas metodologías según sean convenientes.

El objetivo es: “Trabajar a partir de la reflexión individual y avanzar en la mejora personal y profesional”. Hablamos del “yo en esta empresa”. No dejo de ser YO en esta empresa y esta empresa afecta a mi YO.

Empezamos comentando la sesión grupal: ¿Qué me llevé de ella? ¿En qué he pensado? ¿He hecho algo? Me quedó alguna duda? Y nos extendemos en comentar lo que dijo él, los compañeros, el docente/facilitador, lo que se vio en los vídeos y como todo eso ha impactado o no en el día a día en casa y en el trabajo.

Seguimos en una segunda fase en la que hablamos de la relación que tiene su puesto actual con sus objetivos profesionales. Hasta que punto encaja lo que hace con lo que quiere ser. Se ven si parece que hay retos a superar para conseguir la meta. Es un acercamiento a lo que nos puede motivar de nuestro lugar de trabajo. Para que nos sirve a nosotros.

La conversación se centra ahora en el puesto de trabajo y como respondemos a las expectativas de la organización y esta a las nuestras.

Analizamos cuales creemos que son nuestros puntos fuertes y cuales nuestras áreas de mejora. Qué deberemos superar y en que necesitamos nos ayude la organización y nuestros compañeros.

Hablamos de como nos sentimos en la organización. Si somos escuchado, respectado, si se interesan por nosotros, si tenemos feedback;. Si servimos de ayuda a los demás y a la organización en su conjunto; Si hay individualidades, grupo o equipo; Si se “trabaja en voz alta”, si se colabora; Si hay aprendizaje en el puesto de trabajo; …

También hablamos de la apuesta de la organización por nosotros y nuestros compañeros: Invierte en infraestructura y maquinaria para mantenerse al día; Disponemos de las herramientas necesaria para hacer bien nuestro trabajo; Invierte en facilitarnos el aprendizaje para no quedar obsoletos.

Diríamos que la conversación se cierra cuando parece que no queda más para poner sobre la mesa. Hacemos una reflexión sobre como nos hemos sentido, como ha pasado el tiempo y NO tomamos ningún compromiso. Esta era la intención. Tiempo habrá para poner sobre la mesa algo más concreto.

Si que es cierto que se nota y se anota que se desea que lo vertido en la conversación sirva para la mejora de la organización beneficiándonos a todos.

Escribiendo estas líneas lógicamente me han venido a la mente muchas lecciones aprendidas. Por haberla leído hace poco recomiendo esta:

http://jaimepereira.es/te-consideras-valorado-en-tu-empresa-como-persona/


EXPERIENCIAS 8: LIDERAZGO PERSONAL. CRECER Y EVOLUCIONAR (1)

19 de agosto de 2015

Retomamos los artículos en donde compartimos nuestras experiencias. Éste lo publicamos en Agencia de Aprendizaje el 22/06/2015

Hace un mes hablamos de

TRABAJADORES FELICES = COLABORADORES COMPROMETIDOS

y comentamos que preparábamos una acción formativa con ese punto de partida: Crecer y Evolucionar. Hoy vamos a hablar más de ello.

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Unir el concepto de desarrollo personal al de liderazgo no es algo nuevo. Muchos autores han profundizado en este tema desde diversas perspectivas. Por poner dos ejemplos: Stephen Covey famoso por Los siete hábitos de las personas altamente efectivas y Daniel Goleman profesor de psicología en la Universidad de Harvard y famoso por sus estudios sobre la  Inteligencia emocional

El liderazgo aplicado a uno mismo es la capacidad de tomar las riendas de la propia vida: decidir y obrar a partir del reconocimiento de nuestras competencias, nuestros puntos fuertes y nuestras áreas de mejora.

No podremos dar valor a nuestra presencia en un equipo si no ejercemos este liderazgo personal. No podremos formar parte de un Equipo de Alto Rendimiento o de un Equipo Autodirigido, y, mucho menos, no podremos liderar un equipo u organización.

En todo caso, simplemente para ejercer de trabajadores responsables y comprometidos debemos alcanzar este autoconocimiento de nosotros mismos y la capacidad, a partir de aquí, de observar, escuchar, entender y comprender a los demás a la vez que somos capaces de transmitir lo que sentimos, pensamos y deseamos de los demás.

Por tanto, cuando queremos que nuestra organización crezca en sostenibilidad y alcance nuevos objetivos, es bueno que ayudemos a nuestros colaboradores a cuidar su liderazgo personal. Todo son habilidades que se aprenden y conductas que pueden ser substituidas por otras. Hay, tal vez, una cuestión de valores personales que será más dificil de alinear y en este caso hay que reconocer que no todas las personas se pueden integrar en determinado tipo de proyectos y equipos.

Para empezar a trabajar en este tema con los componentes de una pequeña empresa (por número de trabajadores) optamos por  hacer una  primera aproximación a toda una serie de temas siguiendo un determinado orden:

  • Por qué nos han propuesto que estemos aquí.
  • La necesidad e importancia del aprendizaje permanente y del crecimiento personal.
  • Que queremos sacar de esta acción formativa.
  • Componentes de la autonomía personal.
  • Autoestima y confianza.
  • Motivación al desempeño y espíritu de superación.
  • Ser responsables y asumir las consecuencias de nuestras decisiones.
  • Responsabilidad individual y trabajo en equipo.
  • La comunicación.
  • La escucha activa.
  • La empatía
  • La asertividad
  • El control de las emociones.
  • La crítica constructiva

En cada uno de estos apartados se partió de vivencias personales, se compararon con conocimientos basados en evidencies y se estableció una conversación que permitió una primera profundización en los mismos. Las herramientas fueron: exposiciones, presentaciones, vídeos y cuestionarios. Y sobretodo esta conversación constante de la que hablamos.

El diálogo que se estableció permitió no solo conocerse más a si mismos si no también conocerse entre ellos y así dar ya un paso en la mejora del clima laboral y la constitución del equipo.

Esto solo fue el principio. Ahora hace falta una tarea individual de autoreflexión y  de planteamiento de objetivos personales y profesionales y un acompañamiento que facilite anclajes, métodos y herramientas para la mejora autopropuesta.

No es dificil, solo es necesario ser constantes, igual que en el seguimiento de una dieta o de cualquier entrenamiento. Y, muchas veces, un entrenador  o una supervisión nos puede servir de ayuda.

¿Quieres crecer y formar equipo?

¿Qué te hace falta?

¿Te ayudamos?


DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

12 de agosto de 2015

Este es otro ejemplo donde las actividades del dia a dia que no son de intervención nos llevan a la reflexión. Este es el caso de este artículo publicado en Agencia de Aprendizaje el 08/06/2015. (Por cierto, no me dieron el encargo de formación. Hubo otra persona a la que consideraron más preparada en el tema de procedimientos. Me dijeron que yo quedaba como suplente. A la titular le deseo de todo corazón que reciba la mejor oferta de su vida en la otra punta del planeta).

http://patentados.com/invento/mezclas-de-compuestos-de-elastomeros-y-procedimientos-para-producirlas.html

Esta semana se han unido hasta cuatro situaciones que me inspiran a hablar de temas no tan soft si no más hard. En primer lugar estuve dando una sesión formativa de  “Herramientas de planificación” para los y las jóvenes emprendedores de  Yuzz Palma en PalmaActiva. En ella hicimos un repaso a más de 50 metodologías/técnicas/herramientas utilizadas desde para la planificación estratégica hasta para la organización de la mañana de trabajo en nuestro puesto. En algún momento salió el tema de procesos y procedimientos mezclados con palabrotas del tipo “Agile” “Lean” “Scrum” “CCPM”…

Al día siguiente, mi socio y yo estuvimos con un empresario hablando de procesos y procedimientos y de la necesidad de que las pautas, rutinas, modos de hacer, … estén escritas para que todos las puedan conocer.

Y un día después (en realidad el día en que escribo esta entrada) por un lado recibo un correo de mi socio en el que escuetamente me comenta algunos puntos de resumen de una tertulia a la que ha asistido y literalmente me escribe “dan mucha importancia a  funcionar por procesos sistematizados y a la frase hecha ” lo que no está escrito no existe”.

Una hora más tarde, yo pasaba una entrevista para un posible encargo de formación y me comentaban. “es muy importante que todas actuemos siguiendo las mismas pautas. No hacerlo nos perjudica a nosotras como equipo creándonos inseguridades  y nos pone en una situación comprometida frente a los clientes/usuarios ya que les llevamos a confusión al ofrecerles diferentes respuestas a una misma demanda según quien les atiende.

Bueno, ahora se supone que empieza el artículo pero ya llevo 267 palabras escritas. Por otra parte, seguro que ya habéis pillado el mensaje.

  • Las organizaciones que planifican son más eficientes.
  • Organizándonos por procesos es más fácil mantener la estrategia para alcanzar los objetivos.
  • Si tenemos procedimientos todos sabemos a lo que vamos, los podemos conocer y comprometernos con ellos. El conocimiento se hace explícito y la curva de aprendizaje es más corta. Son medibles y por tanto mejorables, adaptables, …
  • Somos más predecibles y más fiables para los clientes, …, y para los inversores.
  • Tenemos argumentos para hacernos respectar por los proveedores.

Por cierto, necesitáis más argumentos?

Y si, esto también es gestión del conocimiento


TRABAJADORES FELICES = COLABORADORES COMPROMETIDOS

5 de agosto de 2015

Muchas semanas nos pasan (aprendemos) cosas interesantes que vale la pena guardar para un futuro artículo. En otras las ganas de contarlo nos impiden guardarlo. Este es el caso de este artículo publicado en Agencia de Aprendizaje el 25/05/2015

En el artículo de hoy no hablamos de acciones pasadas si no de presente y futuro.

Esta semana ha coincidido la asistencia a un evento y la preparación de dos propuestas para sendos clientes. Las demandas recibidas y el contenido de la conferencia tienen sus puntos de contacto, desde nuestro enfoque, claro.happiness-300x200

Los encargos, dichos a lo bruto y sin matizar son 1: Crecer y Evolucionar (como personas y profesionales) 2:¿Cómo motivar al trabajador?

Son dos demandas que surgen de dos estilos muy diferentes pero si bien responden a distintas sensibilidades al final lo que pretenden es conseguir unos trabajadores comprometidos con los objetivos de la empresa para la que trabajan.

Parte de la respuesta no la dio, en un desayuno de ESERP, Lidia Nicolau en su ponencia  “Del capital psicológico al engagement: Apostando por el Happiness en el trabajo” Nos lo explico de forma muy clara y precisa siguiendo el recorrido desde el Delivering happiness  de Tony Hsieh de Zappos  a la aplicación práctica en habitissimo.

Algo de eso ya hemos comentado en ese blog alguna vez, por ejemplo  aquí y aquí.

La situación actual hace que las organizaciones, tengan que ser capaces de seguir manteniendo los servicios a sus usuarios en un escenario muy complejo, y además, tienen que resolver de forma ágil y eficiente situaciones internas. Por lo tanto hay una adaptación constante a base de cambios y estos no son posibles si no se modifica al mismo tiempo la actitud de las personas, tanto de los directivos como de los empleados.

Las organizaciones necesitan que sus miembros sean flexibles ante los cambios, eficientes en su puesto de trabajo y que contribuyan a su avance. Por lo tanto comprometidos con su trabajo, responsables. 

Creemos que las personas son lo primero y que lo que tenemos que hacer es conocer y dar apoyo a las personas que participan en nuestro proyecto. Y, si somos líderes, debemos  acompañar a las personas que forman parte de nuestro equipo en su crecimiento personal. 

No es sólo una postura altruista, si no la única forma de crear un verdadero equipo implicado en nuestro proyecto y que nos asegure estar en el camino no sólo del éxito económico sino también del social: que nuestra empresa sea reconocida socialmente por su buen producto y servicio, buenos trabajadores e influencia positiva en el territorio donde se inserta.

No solo hemos de conseguir que los clientes nos quieran comprar a nosotros sino, además que los trabajadores deseen trabajar con nosotros, no por las condiciones económicas si no por nuestra cultura y clima laboral.

Al verdadero compromiso no se puede obligar. Se llega voluntariamente por el convencimiento de que se está estableciendo una relación en la que todos salimos ganando. Y no hablamos, en la mayoría de los casos, de ganancias económicas sino de un mayor reconocimiento, relaciones sociales, y toda una serie de experiencias que producen felicidad. Hay una ausencia de conflicto.

Ser escuchado, ser felicitado, saber qué se espera de mi, saber qué ganan conmigo, saber que soy significativo para la empresa, formar parte de un equipo, trabajar en colaboración

De esto estamos hablando.


EXPERIENCIAS 7: INTELIGENCIA COMPETITIVA Y GESTION DEL CONOCIMIENTO

29 de julio de 2015

Publicado en Agencia de Aprendizaje el 11/05/2015

En otras ocasiones os hemos hablado de Inteligencia Competitiva. Hoy  también lo vamos a hacer a partir de un caso real que en el cual estuvimos participando hace un tiempo.

Partimos de una demanda de las responsables de la empresa: Mejorar su modo de adquirir información sobre lo que acontecía en su entorno con el fin de conocer que podía suponer una oportunidad o una amenaza.

Se trataba, ni más ni menos, de crear o mejorar lo que se define como un Sistema de Inteligencia Competitiva y que Toni Roig ya explicaba en el artículo citado .

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¿Qué es la inteligencia competitiva? Muy sencillo: detectar cualquier movimiento relevante que se produce en nuestro mercado, ya sea una acción de nuestra competencia, un cambio legislativo o una tendencia social de consumo.

¿Cómo lo hacemos? Pues con las múltiples herramientas que nos ofrece Internet para monitorizar la información organizadas de forma sistemática y orientadas a nuestro objetivo.

¿Quién puede hacerlo? Nosotros mismos o cualquier persona de nuestra organización, si bien nosotros creemos que es un tema transversal que debe afectar a todos, lo lógico es una distribución de funciones que permita optimizar tiempo y recursos consiguiendo la información relevante con la mayor eficiencia.

¿Cuándo hay que hacerlo? Permanentemente pero de manera organizada. El software trabaja para nosotros, nuestro trabajo es “interpretar” los datos que nos llegan, convirtiendo la información en conocimiento y el conocimiento en acción.

¿Dónde se hace? Puede hacerse en cualquier parte y de cualquier manera pero nosotros consideramos que lo más eficiente es hacerlo “en la nube” (cloud computing) y aconsejamos trabajar con herramientas gratuitas. Poco a poco y de acuerdo con las necesidades cada organización va ajustando las herramientas a sus necesidades dedicando recursos sólo a lo que le resulta realmente rentable.

¿Por qué hay que hacerlo? Pues para no quedarse atrás, para anticiparse a los cambios, para ir por delante. Porque no nos podemos permitir ir a remolque, porque es cuestión de supervivencia, porque, como dicen en Google, esto ya no va de grandes y pequeños sino de rápidos y lentos.

Pues bien, el objetivo que se plantearon nuestras amigas y en el cual nos implicaron fue mejorar el sistema de información sobre proveedores, clientes, competidores, nuevos productos, normativas, …

A partir de aquí nosotros planteamos que debíamos aprender a

  • Analizar nuestras necesidades  de conocimiento.
  • Identificar los lugares y palabras clave a seguir.
  • Identificar las aplicaciones informáticas más idóneas para buscar, filtrar, organizar y explotar la información.
  • Transformar de la información en conocimiento relevante para la empresa.
  • Utilizar este conocimiento para la toma de decisiones tanto operativas como estratégicas.
  • Implantar, controlar y evaluar todo el proceso de Inteligencia Competitiva

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Diseñamos una acción formativa distribuida en 4 sesiones distanciadas en el tiempo de forma que las dos primeras fueran más seguidas para concentrar en ellas los conocimientos más “teóricos” y aprendizajes básicos de herramientas digitales, y las otras dos más distanciadas para permitir la puesta en práctica de lo aprendido. Durante esta primera fase mantuvimos un servicio permanente de tutoría. La segunda fase consistió en un servicio de consultoría on-line que se mantuvo durante medio año y que de hecho pasado este tiempo no se ha cerrado.

Las sesiones se hicieron en la propia empresa de forma que las prácticas las  hacían las personas que luego intervendrían en el proceso y lo hacían utilizando sus equipos. Esto permitía una transferencia directa al puesto de trabajo y una detección de incidencias en el mismo momento de la formación.

Al finalizar habiamos logrado estar preparados para:

  • Conocer el estado del arte en la profesión: los desarrollos más avanzados, nuevas propuestas, etc.
  • Conocer las necesidades y tendencias de nuestros clientes actuales y potenciales
  • Detectar oportunidades antes que la competencia
  • Encontrar socios profesionales, tecnológicos, financieros, etc
  • Orientar la I+D
  • Planificar la gestión del Sistema de Inteligencia Competitiva, y
  • Tomar posición en el sector

Esto último vino como valor añadido y forma parte de otra historia: lo aprendido sirvió también para mejorar nuestra presencia en las redes sociales. Era otro objetivo estratégico pendiente de desarrollar.

Una anécdota: descubrimos que a un fabricante y proveedor se le había quemado la fábrica y no nos había avisado. Entramos en contacto e hicimos las gestiones necesarias para asegurarnos el abastecimiento. Nuestros clientes no se verían perjudicados!!!

Si deseáis ampliar más detalles sobre este tema podéis revisar una propuesta de curso base que tenemos diseñado y no dudéis en solicitarnos cualquier aclaración o ampliación de información.

La Inteligencia Competitiva es necesaria para el mantenimiento y desarrollo de cualquier empresa o incluso para el profesional autónomo


EXPERIENCIAS 6: REVISIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

22 de julio de 2015

Publicado en Agencia de Aprendizaje el 27/04/2015

Cualquier empresa que tiene implantado un Sistema de Calidad tiene instaurado un procedimiento de revisión de procesos y procedimientos. Pero no todas las empresas tienen un Sistema de Calidad y si todas, aunque no lo sepan o no los nombren así, funcionan con procesos y procedimientos. Desde el autónomo a la gran empresa todos seguimos unas rutinas y unas pautas para desarrollar nuestro trabajo, que en aras de calidad, productividad y eficiencia deberíamos tenerlos explícitos y escritos, y revisarlos periódicamente.

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Últimamente hemos estado en una empresa que se ha interesado en formarse en la mejora de procesos y procedimientos y revisar algunos de los que forman parte de su día a día. La acción que realizamos se diferencia de algunas intervenciones de consultoría en que el propósito no es solo la revisión y la nueva redacción conjunta si no que aprendan a hacerlo las personas de la organización para que luego se encarguen de mantenerlos al día con revisiones periódicas. En este caso tampoco se trataba de prepararse para una certificación, sino de afrontar un reto real y muy importante como es la mejora del procedimiento de cobro para conseguir disminuir la morosidad, mejorar la liquidez y disminuir los costes financieros.

Algunas definiciones:

  • Procesos:  Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o varias entradas de elementos, dan lugar a una o varias salidas también de elementos (productos, servicios) con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.
  • Procedimientos: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se explicita como un soporte documental de los procesos que describe el conjunto de actividades/tareas que se realizan en el mismo. Los procedimientos implican actividades y tareas del personal, tiempo de realización.

La acción la abordamos definiendo el objetivo con nuestro cliente, el plazo de ejecución y el resultado mínimo que deberíamos obtener. En este caso se trataba de, en una primera fase, de revisar que se estaba haciendo y, trabajando con las personas que estaban involucradas en el proceso, acabar describiendo el procedimiento actual, analizarlo, formular una nueva versión mejorada y describir y asignar las acciones necesarias para su cumplimiento.

Se trabajó y se llego a acuerdos sobre:

  • Mejoras en la facturación.
  • Mejoras en la circulación interna de la información.
  • Rutinas de reclamación de impagos.
  • Criterios para la priorización de los clientes con los que actuar.
  • Modificación en el uso de algunas aplicaciones informáticas e incorporación de otras.
  • Redistribución de tareas.
  • Planificación diaria, semanal, mensual y anual de la tareas.
  • Implantación de métricas para un mejor seguimiento, control y toma de decisiones

Por último, Se trabajó un sistema de implantación, seguimiento y control de las mejoras introducidas en el nuevo procedimiento y el análisis y evaluación de los resultados.

El próximo procedimiento a revisar es …


EXPERIENCIAS 5: MEJORA DE LA CALIDAD: DETECCIÓN, PREVENCIÓN Y GESTIÓN DE ERRORES

14 de julio de 2015

Publicado en Agencia de Aprendizaje el 13/04/2015

Puede que tengamos un equipo cohesionado, puede que tengamos unas personas bien organizadas con unos buenos líderes y sin embargo cometamos toda una serie de errores al desarrollar las tareas. Errores que nos llevan a perdidas de resultados y, tal vez, a perder clientes debido a malos entendidos.

Microempresa de menos de 10 trabajadores, incluido los propietarios, que se dedica a un tipo de servicio como puede ser gestoría, administración de fincas, seguros, …

Servicios que combinan un asesoramiento al cliente en la preventa y una gestión durante la prestación del servicio que dado el tipo del mismo se puede extender durante muchos años, incluso toda la vida del cliente y hasta herederos.

Por tanto, la fidelización no es tan dificil como en una venta de productos pero dada la alta competencia tradicional y on-line, un pequeño error puede desencadenar la desvinculación del cliente.

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Lo que nos planteamos en esta acción formativa fue analizar el conjunto de los errores cometidos y detectados hasta el momento de la acción, así como la ausencia de actuaciones que, al igual que los errores, suponen o pueden suponer un déficit en el servicio al cliente y/o un coste económico, ya sea por compensación de perjuicios o por falta de ingresos

El objetivo fue disminuir la comisión de errores para la mejora del servicio al cliente y de la eficiencia.

Nos planteamos trabajar siguiendo la siguiente secuencia en tres sesiones de dos horas:

  • Identificación de errores.
  • Análisis de sus efectos.
  • Valoración del coste de los errores
  • Selección: Importancia y Frecuencia.
  • Investigación de las causas
  • Planificación y ejecución de acciones de prevención, de detección y de corrección: Ajuste de procedimientos y su ejecución
  • Fijación de indicadores, estándares y sistemas de medición, control y evaluación de resultados
En las sesiones participaron todos los miembros de la empresa de forma que estuvieran presentes todos los que tenían funciones en un mismo  proceso y que todos pudieran aportar sugerencias a los procesos en los que no intervenían.
Antes de la primera sesión y para poder ser más eficientes, se comunicó, comentó y consensuó la finalidad y dinámica de la acción formativa y se pasó un cuestionario de identificación de errores, que fue contestado por todos, en el que se solicitaba:
  • Breve descripción (una frase)
  • Frecuencia
  • Coste económico estimado
  • Coste en tiempo
  • Coste en satisfacción del cliente
  • Observaciones
Esta lista resultó extensiva en errores pero incompleta en los restantes datos. Se comprobó que no existían métricas ni para la frecuencia ni para ningún otro dato.
En la primera sesión, partimos de la lectura de la lista de “errores“ detectados.
  • Aclarando dudas de comprensión para que todos estuviéramos de acuerdo en que nos referimos en cada caso.
  • Depurando los repetidos o que en realidad creíamos que eran lo mismo. (En caso de duda se dejaban los dos)
  • Añadiendo de nuevos.
Muy importante: Evitamos discutir sobre los mismos. Hablar en ese momento de las causas, los efectos, o de su importancia.
De una lista acumulada de 24 posibles errores se pasó a una consensuada de 19.El siguiente paso fue valorar:
  • sus efectos para saber los costes para poder priorizar (Económicos directos;  económicos indirectos (tiempo); Satisfacción del cliente
  • Valoramos su frecuencia para saber su ocurrencia para priorizar.
  • Valoramos su detectabilidad para saber si son fáciles de detectar.
Seguidamente y finalizando la sesión, se puntuó cada uno de ellos según:
(FR) Frecuencia de detección (que no de ocurrencia) 5 = mayor frecuencia
(FA) Facilidad o posibilidad de detectarlo 5 = mayor facilidad
(IM) Imagen frente al cliente 5 = mayor coste de imagen
(TI) Coste en tiempo de detección y corrección 5 = mayor coste en tiempo
(DI) Coste económico o riesgo de sufrirlo 5 = mayor coste dinero

La segunda sesión la dedicamos a trabajar cada “error” de la siguiente manera:

investigación de las causas Técnica de los 5 por qué
establecer niveles exigidos ¿Cómo de buenos queremos llegar a ser?Que la eficacia no nos haga ser ineficientes
identificar soluciones posibles Plantear soluciones entre todos aclarándolas pero no discutiéndolas
selección de la solución Seleccionar la solución que parece la más posible y efectiva. “real”Queda claro que no es una solución para siempre. Vamos a probar.
diseño del procedimiento de mejora ¿Cómo lo haremos?
Tal como era previsible no se pudieron tratar todos los “errores” en una sola sesión y se dispuso de sesiones adicionales para tractar los errores restantes.
En la última sesión nos dedicamos a planificar la implantación y la evaluación del proceso de mejora teniendo en cuenta que debíamos evaluar los resultados sobre la intervención en cada error en concreto y el resultado del proceso de mejora en su conjunto.
fijación de indicadores y de estándares ¿Cómo sabremos que avanzamos? ¿En qué dato nos fijaremos? ¿Cuál es el punto al que queremos llegar?¿Objetivos smart?
fijación de sistemas de medición y de sistemas de evaluación ¿Cómo lo mediremos y cómo analizaremos los resultados?
planificación de la implantación y evaluación ¿Cuándo y cómo lo pondremos en marcha y cuándo y cómo lo evaluaremos?
Antes de cerrar la acción formativa se revisó como afectaban al día a día de cada una los cambios acordados en los procedimientos de forma que fueron asumidos explícitamente los compromisos individuales.
Un constante seguimiento del proceso de implantación y el análisis periódico de los resultados permitirá avanzar en la mejora.
El resultado: ahorro en tiempo y dinero y, lo más importante, la mejora de la satisfacción del cliente

Qué hacer cuando se te acumulan …?

28 de junio de 2015

¿Qué hacer cuando una decisión tomada hace seis meses te ha llevado a un cierto desajuste en lo que venia siendo tu planificación?

No fue un efecto inmediato. Fue un efecto acumulativo.

No fue todo por causa de la decisión sobre la introducción de un nuevo hábito en mi vida diaria. Otras circunstancias posteriores agravaron las consecuencias.

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¿Cuales han sido las consecuencias?. Los hábitos más débiles de la cadena. Los que solo me afectaban a mi han sido los que han caído. Mis criterios no han permitido que el desajuste afectase a los demás. O eso creo. Pero mi blog, por ejemplo ha padecido las consecuencias. Abandono progresivo. Una primera fase de utilizar artículos de reciclaje y por último abandono de mes y medio. Mis sesiones de «pensar» sobre el doctorado ¿donde están?: han desaparecido.

Lo más llamativo: mis sesiones de lectura y curación de contenidos llevan 2 meses y medio de retraso. 754 revisiones pendientes que teniendo en cuenta que algunos son recopilatórios, perfectamente estamos hablando de 900 artículos diferentes.

Ya tomé hace justo un mes la decisión de eliminar de mi vida, hasta nueva ocasión, la nueva actividad que había integrado en mi día a día. Eso ha ayudado a frenar un poco el desbordamiento pero prácticamente no se ha notado, Solo ha disminuido el ritmo de aumento de la acumulación de lo pendiente.

Dedicar todos los esfuerzos a ponerme al día invirtiendo tiempo en ello es peligroso por no decir imposible. Hacerlo implica dejar de lado otras ocupaciones que también son importantes para mi.

Esperar que en el periodo estival,con menos carga lectiva y de preparación de formación y proyectos, pueda recuperar las tareas pendientes, también es una ilusión que en años anteriores se ha mostrado falsa.

Creo que lo que voy hacer es:

  • Revisar todas mis tareas periódicas, ver su utilidad y eliminar o disminuir su frecuencia o dedicación si es el caso.
  • Retomar aquellas que he dejado de lado y que creo que debo recuperar y mantener al día.
  • Buscar un hueco para que de una forma programada pueda recuperar las revisiones y lecturas que han quedado pendientes.

Allá voy